東京都環境マネジメントシステム 監査(内部監査)要領

制  定 平成11年9月13日11環環計第489号

最終改正 平成17年11月14日17環総企第518号

第1章 総則

(趣旨)
第1 この要領は、環境マネジメントシステム監査(内部監査:以下「内部監査」という。)に関し、必要な事項を定めるものとする。

(内部監査の実施目的)
第2 監査は、東京都環境マネジメントシステム規程に基づく環境マネジメントシステム(以下「システム」という。)がISO14001(JISQ14001)の規格の要求事項に適合するとともに適切に実施され、維持されることを目的に実施する。

(監査の実施対象)
第3 監査は、次に掲げる組織を対象に実施する。

(1)東京都環境マネジメントシステム規程第4条第1項第1号に規定する実施組織
(2)東京都環境マネジメントシステム規程第4条第1項第2号に規定する実施組織に準ずる組織
なお、実施組織に準ずる組織のうち、議会局、警視庁、消防庁は環境マネジメントシステム本部事務局が監査に対応し、環境マネジメントシステム規程第3条第1項第2号別表に定める組織は、所管する実施組織が対応する。
(3)東京都環境マネジメントシステム運営要綱第3に規定する環境マネジメントシステム本部事務局

第2章 監査の方法

(監査の実施内容)
第4 監査は、次に掲げる事項について行う。

(1)システムの運営状況
(2)前回の監査において、指摘と判定された監査項目に係る事実(以下「指摘事実」という。)の改善状況

(監査の判定)
第5 監査においては、監査の項目ごとに、次に掲げる区分により判定する。

(1)指摘
(2)指導
(3)良好

2 指摘は、システムに欠陥があり、是正処置をとる必要がある場合に付する。

3 指導は、システムに欠陥はないが、改善した方がよい場合に付する。

4 良好は、システムに適合している場合に付する。

(監査所見等)
第6 指摘及び指導と判定した項目並びに良好と判定した項目のうち特に優れているものに監査所見を付する。<

2 指摘及び指導と判定した項目には、システムの改善のための意見を付することができる。

第3章 環境マネジメントシステム監査員の役割及び責任

(環境マネジメントシステム監査員の資格)
第7 環境マネジメントシステム監査員(以下「監査員」という。)の資格を有する者は、総括環境管理責任者が監査を遂行するための知識、技能及び経験を持つと認めた者及び総括環境管理責任者が実施する監査員を養成するための研修を修了した職員とする。

(監査員の任命又は委嘱)
第8 監査員は、監査員の資格を有する者のうちから任命又は委嘱する。

2 監査員の任期は、発令の日から当該発令の日の属する年度の末までとする。ただし、再任は妨げない。

(監査チームによる監査の実施)
第9 監査は、監査チームにより実施する。

(監査チームの編成)
第10 監査チームは、代表環境マネジメントシステム監査員(以下「代表監査員」という。)が編成する。

2 監査チームのうちの一人は、主任の職務を務める。

(監査チーム編成上の配慮事項)
第11 監査員は、監査の所見及び結論の客観性を確保するため、自らが所属する実施組織の監査を担当しないものとする。

(主任監査員の職務等)
第12 主任の職務を務める者(以下「主任監査員」という。)は、次に掲げる職務を行う。

(1)監査に必要な情報を得るために、必要に応じて、事前に文書審査等を行うこと。
(2)監査チームの活動を指揮すること。
(3)監査報告会議(クロージング・ミーティング)で被監査組織に監査の結果を提示し、確認を得ること。
(4)被監査組織の改善方針及び改善計画を承認すること。
(5)被監査組織の指摘事実に対する改善状況を確認すること。
(6)代表監査員に監査の結果を報告すること。
(7)必要に応じて代表監査員にシステムの改善すべき点を報告すること。

2 主任監査員は、代表監査員が指名する。

(主任監査員以外の監査員の職務)
第13 主任監査員以外の監査員は、主任監査員を補佐するほか、次に掲げる職務を行う。

(1)監査の判定を導くための十分な監査証拠を収集し、解析すること。
(2)主任監査員の指示に従って監査に係る文書を作成すること。

(監査員の権限)
第14 監査員は、被監査組織に対して、監査に必要と認められる範囲で資料の提出及び事実の説明を求めることができる。

(監査員の遵守事項)
第15 監査員は、客観的事実に基づいて監査を行わなければならない。

2 監査員は、判断及び意見の表明に当たっては、常に公平な態度を保持しなければならない。

3 監査員は、監査で知り得た被監査組織の秘密情報を他に漏らしてはならない。

第4章 計画

(監査計画)
第16 代表監査員は、監査を実施するための計画(以下「監査計画」という。)を本部事務局長に協議の上、策定する。

2 監査計画の内容は、次に掲げるとおりとする。

(1)被監査組織名
(2)監査日程
(3)監査チームの構成員の氏名
(4)被監査組織における監査の重点事項
(5)その他必要と認められる事項

3 代表監査員は、監査計画を策定したときは監査計画書(様式U1)により、監査実施日の概ね2週間前までに被監査組織の長に通知するものとする。

(監査の実施指示)
第17 代表監査員は、監査計画を策定したときは、監査員に対して監査計画書に基づき監査を行うよう指示するものとする。

(監査日程の変更)
第18 主任監査員は、事務の都合その他やむを得ない事由により監査計画に定められた監査日程に監査を行うことができないと判断したときは、被監査組織の事務局長(被監査組織が本部事務局の場合は本部事務局長とする。以下同じ。)と協議してこれを変更することができる。

第5章 実施

(システム・チェックリスト)
第19 代表監査員は、内部監査の実施に当たり監査員の作業文書としてシステム・チェックリストを作成する。

2 システム・チェックリストの内容は、次に掲げるとおりとする。

(1)監査項目
(2)監査項目の確認方法
(3)監査項目の判定区分
(4)その他必要と認められる事項

3 監査員は、必要に応じて監査項目を追加することができる。

(内部監査の記録)
第20 主任監査員は、システム・チェックリストに基づき監査所見等を監査所見フォローアップシート(様式U2の1及び様式U2の2)により記録する。

(内部監査の実施)
第21 内部監査は、次の手順で行う。

(1)事前準備
(2)監査開始会議(オープニング・ミーティング)
(3)監査活動・証拠の収集
(4)監査チーム会議
(5)監査報告会議(クロージング・ミーティング)

2 内部監査の手順については、東京都環境マネジメントシステム監査(内部監査)実施要領に定める。

第6章 監査のフォローアップ

(改善方針の承認等)
第22 主任監査員は、内部監査の終了後、指摘事実があった場合には、監査報告会議(クロージング・ミーティング)における被監査組織が示した改善方針を評価する。

2 主任監査員は、指摘事実が被監査組織の示した改善方針によって改善できると認めるときは、これを承認する。

3 主任監査員は、改善方針が示されなかったとき又は示された改善方針では指摘事実が十分に改善できないと認めるときは、被監査組織の事務局長に対して改善計画書(様式U3)の作成を求めるものとする。

(改善計画書の作成)
第23 被監査組織の事務局長は、改善計画書について、特に理由がある場合を除き、作成の通知を受けた日から2週間以内に主任監査員に提出するものとする。

(改善計画書の承認等)
第24 主任監査員は、指摘事実が改善計画書によって改善できると認めるときは、これを承認し、その旨を被監査組織の事務局長に通知する。

2 主任監査員は、指摘事実が改善計画書では十分に改善できないと認めるときは、再度、改善計画書の作成を求めるものとする。

(指摘事実の改善)
第25 被監査組織の事務局長は、指摘事実について、承認された改善方針又は改善計画書に従って、当該指摘事実に係る部署において速やかに改善が行われるよう努めるものとする。

(監査の判定区分の変更)
第26 主任監査員は、指摘事実について、他の実施組織の監査の結果を勘案した上で必要と認めるときは、指導に区分を変更することができる。

(指摘事実の改善確認等)
第27 改善方針又は改善計画書に基づいて行われた指摘事実に対する改善状況の確認については、次回の監査時において監査所見フォローアップシート又は改善計画書により行うものとする。

2 主任監査員は、前回の監査における指摘事実が改善されていないときは、再度、監査所見フォローアップシートに指摘として記録する。

3 主任監査員は、改善方針又は改善計画を実施するための期間が前回の監査から十分にはなかったと認めるときは、指摘事実に対する改善状況の確認を次回の監査に持ち越すことができる。

(監査結果の報告)
第28 主任監査員は、監査の結果について、監査報告書(様式U4及び様式U5)に次に掲げる書類を添付して代表監査員に報告する。

(1)監査所見フォローアップシート
(2)システム・チェックリスト
(3)前回の監査において指摘事実がある場合は、前回の監査所見フォローアップシート及び改善計画書

(監査結果の通知)
第29 代表監査員は、監査チームの監査結果を総括して、監査報告書(様式U4)に監査所見フォローアップシートを添付して被監査組織の長に通知する。

2 代表監査員は、監査結果の総括に当たっては、被監査組織の長の意見を聞くことができる。

(監査総括の報告)
第30 代表監査員は、監査計画による活動が完了した時は、監査全体を総括して、監査の実施状況及びシステムの改善すべき事項について総括環境管理責任者に報告する。

附 則
この要領は、平成11年 9月13日から施行する。

附 則
この要領は、平成11年 9月30日から施行する。

附 則
この要領は、平成12年 1月 1日から施行する。

附 則
この要領は、平成12年 4月 1日から施行する。

附 則
この要領は、平成17年11月14日から施行する。

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